Po przyjemnie i dowolnie spędzonych dniach w okresie wakacji powracamy do naszych zadań. W natłoku codziennych obowiązków mamy wrażenie, że czas ucieka nieubłaganie. Coraz częściej mówimy lub słyszymy „nie mam czasu…”. To stwierdzenie stało się niemal hasłem przewodnim XXI wieku, ”symptomem, który ujawnia, że zabijamy marzenia”.
Wielu z nas nie zdaje sobie sprawy z tego, że ma władzę nad własnym sposobem użytkowania czasu. Zadowalamy się wykorzystywaniem jego niewielkiej części, podczas gdy dysponujemy potencjałem znacznie efektywniejszym. Poprzez zmianę sposobu gospodarowania czasem, możemy uefektywnić nasze działania, dzięki czemu osiągniemy dużo więcej w każdym ważnym dla nas obszarze życia.
Poniżej przedstawionych zostanie kilka kroków, które mogą przybliżyć nas do wydajniejszego gospodarowania swoim czasem:
Wyznacz cel w określonym czasie
W zarządzaniu własnym czasem bardzo ważne jest wyznaczenie celów, określenie co chcesz osiągnąć w ustalonym czasie. Cel powinien być jasny i konkretny. Gdy już uda Ci się go określić, należy tak zaplanować czas, aby na pierwsze miejsce wysuwały się te działania, które najbardziej pomogą w realizacji wyznaczonego celu.
Wyznacz priorytety
Codziennie wieczorem sporządzaj listę zadań do wykonania następnego dnia. Ponumeruj je od najważniejszego (1) do najmniej ważnego. Rano rozpocznij działanie od punktu pierwszego i nie zajmuj się pozostałymi, dopóki nie ukończysz pracy nad punktem 1. Nie zniechęcaj się, jeśli nie uda Ci się zrealizować wszystkich punktów. Pracujesz nad punktem najważniejszym, to oznacza, że inne mogą poczekać. Pod koniec dnia ponownie sporządź listę: zapisz na niej punkty, które nie zostały ukończone oraz nowe sprawy, które się pojawiły. Tak jak wcześniej, uszereguj je według ważności, bo być może nowe sprawy okażą się ważniejsze od niezrealizowanych punktów.
Trzymaj się swoich priorytetów, ale też zapisuj w notatniku każdą rzecz, którą chciałabyś zrobić. Jeżeli jakieś zadanie wydaje Ci się trudne do wykonania, podziel je na mniejsze części. Jeżeli widzisz, że zadań je dużo, przekaż część komuś innemu. Możesz również sporządzać wstępne listy na pozostałe dni tygodnia, natomiast sprawy, które mogę dłużej poczekać, zapisuj w kalendarzu.
Wykorzystaj swoją siłę
Zasoby energetyczne człowieka zmieniają się w ciągu całego dnia. Zaobserwuj, kiedy masz najwięcej energii i siły do działania. Każdy człowiek może mieć inaczej: jedni efektywniej pracują rano, inni wieczorem, przed obiadem, po obiedzie. Ustal, kiedy jest Twój czas i wykorzystaj go na najtrudniejsze i złożone zadania.
Załóż dziennik wykorzystywania czasu
Na początku drogi warto założyć specjalny zeszyt, w którym będziesz zapisywać wykonywane czynności w ciągu dnia, ile czasu zostało im poświęcone, jaki był efekt. Wystarczy, że będziesz takie zapiski prowadzić 4 dni przez 3 tygodnie. Da to szansę przeanalizowania notatek i uświadomienia sobie, czemu poświęcasz najwięcej czasu, a gdzie go marnujesz. Dzięki temu będzie można podjąć działania naprawcze.
Złodzieje czasu
Prowadzenie dziennika wykorzystywania czasu to dobra metoda poznania własnych złodziei czasu. Jest ich mnóstwo: Internet, telefon, telewizor… można wymieniać bez końca. Gdy przejrzysz swoje notatki, zobaczysz, jacy złodzieje dręczą Cię najbardziej, a także pojawi się okazja do zastanowienia się, co zrobić, aby złagodzić skutki ich działania.
Telefon
Zdarzają się dni, kiedy telefon nie przestaje dzwonić, a Ty starasz się pracować nad wykonaniem danego zadania. Postaraj się, by rozmowa trwała krótko i dotyczyła konkretnej „służbowej sprawy”. Jeżeli jest to rozmowa towarzyska możesz powiedzieć, że chętnie oddzwonisz w wolnej chwili, ponieważ aktualnie pracujesz nad czymś ważnym.
Naucz się odmawiać
Zanim się zgodzisz na czyjąś prośbę, zarówno w domu jak i w pracy, zastanów się, ile to zadanie będzie wymagało czasu. Jeżeli w pracy zajmujesz się bardzo ważnymi sprawami, nie bój się grzecznie odmówić. Uchroni Cię to nie tylko przed negatywnymi emocjami, ale również przed wykonaniem zadania pobieżnie.
Zaplanuj czas dla siebie
Wpisz na swoją listę punkt pt „Czas dla siebie”. Poprawia to samopoczucie, wprawia w lepszy nastrój, a także powoduje, że milej odnosisz się do otaczających Cię osób. Jeżeli trudno Ci w ciągu dnia znaleźć taką chwilę, ponieważ długo pracujesz, zajmujesz się domem czy wychowujesz dzieci, zastanów się, jak wykorzystać poranki. Być może ta pora właśnie będzie najlepszą dla Ciebie na basen, ćwiczenia czy poranny spacer.
Pracuj nad cierpliwością
Wiele zadań zostaje zrealizowanych dzięki długotrwałym i cierpliwym dążeniom. Nie wszystko można zrobić natychmiast, a efektywne zarządzanie czasem nie oznacza wcale ciągłego pośpiechu.
Magdalena Musiałowska-Paterek
Kontakt
Ursynów
Wola